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作者:西安林木种苗网
发布时间:2022年11月22日
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国有林场档案管理办法

林场发〔2021〕3号

各省、自治区、直辖市林业和草原主管部门、档案局: 

为规范和加强国有林场档案管理,有效保护和利用国有林场档案,发挥其在保护培育森林资源、生态修复建设和提供生态服务中的重要作用,我们研究制定了《国有林场档案管理办法》(见附件),现予印发,请遵照执行。

 

特此通知。 

附件:国有林场档案管理办法 

 

国家林业和草原局 

国家档案局 

2021年1月11日

 

 

附件

国有林场档案管理办法

第一条  为规范和加强国有林场档案管理,有效保护和利用国有林场档案,发挥其在保护培育森林资源、生态修复建设和提供生态服务中的重要作用,根据《中华人民共和国森林法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规以及国有林场管理的相关规定,制定本办法。

第二条  本办法所称国有林场档案是指在国有林场设立、变更,营造林、森林资源保护和监测,基础设施建设等各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  本办法所称国有林场档案工作包括国有林场档案的收集、整理、保管、鉴定、编研、利用等工作。

国有林场档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的原则。

第四条   国有林场档案工作接受所隶属的林业和草原主管部门以及同级档案主管部门的监督和指导。

各级林业和草原主管部门同档案主管部门应加强对国有林场档案工作的监督、指导和检查,定期开展档案业务培训,提升国有林场档案工作规范化水平。

第五条   国有林场应当将档案工作纳入本单位发展规划与年度计划,加强组织领导,建立健全档案工作体制机制和制度体系,保障档案工作所需场所、设施设备和工作经费,确保国有林场档案真实、完整、安全、规范。

六条   国有林场应当设立专门档案机构或明确档案工作负责部门,配备相应的工作人员负责具体工作。档案工作人员应当具备良好的政治素质,遵纪守法,熟练掌握档案工作技能和业务知识,并保持相对稳定,定期接受档案业务培训。

第七条   国有林场档案机构和档案工作人员应当履行下列职责:

(一)贯彻执行档案工作的法律法规、制度、标准,建立健全本单位档案工作管理制度并严格落实;

(二)按照有关规范和标准,对本单位档案进行收集、整理、保管、鉴定、编目、统计,依法提供档案利用服务;

(三)编制各类档案检索工具,开展档案信息化建设,做好档案数字化和电子档案管理;

(四)采取档案保护技术措施,确保档案实体和信息安全;

(五)对已达到保管期限的档案及时进行鉴定,按规定销毁已无保存价值的档案;

(六)按照有关规定和要求做好档案移交工作。

第八条    国有林场所有归档文件材料均应是原件,保证组件齐全、图文清晰、签章完备、标识完整。无法获取原件而只能用复印件或复制件归档的,应标明原件所在位置,并加盖档案证明章。

归档文件材料的制成、装订材料应符合档案保护要求,使用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式。电子文件产生的软硬件环境及参数须符合有关要求。

第九条   国有林场档案包括综合管理类、森林资源类和森林经营类等内容,具体可参照《国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件)执行。

(一)综合管理类是指国有林场在进行机构内部管理和对外履职交流活动中形成的文件材料,涉及机构设置与变更、行政业务管理、机关事务管理、干部职工管理等方面。

森林资源类是指国有林场在开展各类森林资源调查、森林资源动态监测等活动中形成的森林资源基础数据、调查成果、统计图表、分析报告、监测记录等文件材料。

森林经营类是指国有林场依据林业长远发展规划和森林经营方案,依法开展森林资源经营、生产和保护等活动形成的文件材料,涉及营林生产、造林育林、森林管护、林场基础设施建设、林业科研等重要活动和林业生态重大工程。

(二)综合管理类应按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)和《归档文件整理规则》(DA/T 22)要求,以件为单位进行管理,在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。一般按照“年度—机构(问题)—保管期限”进行整理。

森林资源类和森林经营类均应按照科技档案管理要求,以卷为单位进行管理。其中按照项目或课题开展工作的,在项目或课题完成验收之后及时归档,周期比较长的也可按年度或项目实施阶段进行归档。整理过程中应当注意保持归档文件材料的成套性、完整性。建设项目、林业科研档案应符合《建设项目档案管理规范》(DA/T 28)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2)要求,一般按照“建设项目(科研项目)—年度或实施阶段(研究阶段)”进行分类整理。设施设备档案应按照型号进行分类,在开箱验收后及时归档。

(三)国有林场档案中的会计、照片、录音录像、实物等,应当符合《会计档案管理办法》《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50)、《录音录像档案管理规范》(DA/T 78)等对应门类的档案管理规定。

会计档案应当按照“年度—类别(报表、账簿、凭证、其他)”分类整理,在会计年度终了后及时归档。

照片档案、录音录像档案均应为未经处理过的照片原图或录音录像等音视频原始素材,并附带文字说明,标明时间、地点、人物和事件。一般按件(张、盘)进行整理,在拍摄完成后及时归档。

实物档案可依据有关分类方案按件整理,统一编号保管。

(四)国有林场在生产经营和森林资源管理过程中形成的电子文件,按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)进行整理归档。

电子文件和使用信息系统采集、贮存的专业性数据以及航空照片、遥感数据应采用异质异地的方式多套备份。重要的应当制成纸质拷贝同时归档保存。

第十条   国有林场档案保管期限分为永久和定期。具有重要查考利用保存价值的档案,应当永久保存;具有一般利用保存价值的档案,应当定期保存,期限为30年或者10年。

第十一条   国有林场应当设置专用档案库房集中保管档案,并配备相应设施设备,采取防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等安全措施,确保档案安全。档案室内禁止存放与档案无关的其他物品。有条件的国有林场应当实行档案库房、阅览室和档案工作人员办公用房三分开。

档案管理人员应当定期进行档案保管状况检查,并形成安全检查记录;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象,应当及时进行修补、复制或其他技术处理。对录音录像档案和电子档案,应定期检查信息记录安全性,确保档案可读可用。

第十二条   国有林场应当积极支持和加强档案信息化建设,配备能够满足电子档案管理需求的设施设备和技术力量,确保电子档案管理安全。有条件的国有林场应当及时开展档案数字化、电子档案管理系统开发应用等信息化工作。

第十三条   国有林场应当建立档案查阅利用制度,明确档案利用权限、利用范围和利用程序。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续,不得有篡改、损毁、调换、抽取档案等行为。

国有林场应当对档案收进和移出、档案保管数量、借阅和利用效果等情况进行及时、准确地登记和统计。

第十四条   国有林场应当对已达到保管期限的档案及时进行鉴定。鉴定小组由国有林杨档案工作负责人、档案管理人员、档案形成部门工作人员组成。对经鉴定已无保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经必要的审批手续后,按照规定销毁。严禁擅自销毁档案。

档案销毁清册应当永久保存。

第十五条   国有林场工作人员调离前,应当按照相关要求,将个人掌握的国有林场文件材料整理后移交给接任人员或本单位档案机构,不得拒绝移交、擅自销毁或带离。

国有林场档案工作人员离任前应当做好档案交接。

第十六条   国有林场应当按照国家有关规定,按时向所隶属的林业和草原主管部门或同级国家综合档案馆移交档案。移交档案之前,国有林场可以保留备份或者复印件。暂不具备移交条件的,经所隶属的林业和草原主管部门以及同级档案主管部门同意后,可延期移交。

国有林场撤销或合并的,应按照有关规定及时做好档案移交工作。

第十七条   对于在国有林场档案的收集、整理、保管和开发利用等各项工作中做出显著成绩的人员,各级林业和草原主管部门或档案主管部门可给予表彰和奖励。

第十八条   违反有关法律法规规定,造成国有林场档案损毁、丢失、泄密或伪造、篡改、买卖档案的,依法追究相关人员责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十九条   各省、自治区、直辖市林业和草原主管部门、档案行政管理部门可以根据有关法律、法规,结合本办法和本地实际,制定国有林场档案管理办法或实施细则。

第二十条   本办法由国家林业和草原局、国家档案局负责解释。

第二十一条   本办法自2021年2月1日起施行。


附表:国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表


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